Aprovada pelo Comitê de Direção, a nova Política é válida para todas unidades, no Brasil e no exterior, e orienta a empresa na execução de projetos de TI

Já está disponível via QualyTeam/TeamDoc a Política para Gerenciamento de Projetos que envolvem Tecnologia da Informação (TI). O documento é válido para todas as unidades da Vicunha, assim como as suas controladas, tanto no Brasil quanto no exterior.

Aprovada este ano pelo Comitê de Direção (CoDir), a nova Política já está em vigor.

O objetivo é orientar a empresa nos processos de solicitação, priorização e execução de projetos de TI, esclarecendo procedimentos, atribuindo funções e responsabilidades a todos os envolvidos no processo, com a descrição de alçada de aprovações, além de um glossário com os principais termos utilizados durante a elaboração e a execução dos projetos.

Importante ressaltar que por “projetos” entendem-se todos aqueles que envolvam e/ou sejam liderados pela área de TI, como também aqueles que, mesmo não liderados por TI, de alguma forma exigem a participação dessa área tão importante para a nossa organização.

Hoje a Voga traz para você um resumo com os principais destaques dessa nova Política.

Vamos conferir?!

POLÍTICA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS QUE ENVOLVEM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Esta política tem o objetivo de orientar a empresa nos processos para solicitação, priorização e execução de projetos de TI. Ela é aplicável a projetos liderados ou que exigem participação importante da TI, incluindo novos sistemas, processos, programas, software ou hardware, e atualizações tecnológicas relevantes, aplicável à empresa e suas controladas no Brasil e no exterior.

Atribuições e Responsabilidades:

• Demandante da área: preencher a TSP (Termo de Solicitação do Projeto) e defender a importância da solicitação. Esse solicitante pode ou não ser o Responsável pelo Negócio.

• Responsável pelo Negócio: Geralmente o principal cliente ou beneficiário do Projeto. Durante a priorização, ele, com apoio da área de TI, deve assegurar que todas as etapas para a priorização sejam cumpridas. Após a priorização, é responsabilidade do Responsável pelo Negócio acompanhar de perto a execução do Projeto, monitorando cronograma e orçamento, e buscando o suporte necessário de outras áreas e da Diretoria. O sucesso ou fracasso do Projeto é de sua responsabilidade.

• Gerente de Projeto: Elabora, gerencia e executa o Projeto conforme cronograma, orçamento e escopo, monitorando riscos e problemas. Deve atualizar regularmente o Responsável pelo Negócio, o Gerente Geral de TI e o Gerente da torre de Projetos & Inovação sobre desafios e alternativas. Além disso, é responsável por informar os Stakeholders sobre o andamento do Projeto pelo menos uma vez por mês.

• Gerente de Projetos & Inovação: Lidera a equipe de gerentes de Projeto, define o sequenciamento dos Projetos após a priorização pelo CoDir e aloca os gerentes para a execução. Durante a execução, participa do acompanhamento e monitoramento do Portfólio com o escritório de Projetos. Além disso, sugere novos Projetos de melhoria e inovação com base em seu conhecimento dos Processos e do Portfólio da companhia.

• Escritório de Projetos: Garante a atualização e aplicação da política de governança de Projetos de TI, com base em boas práticas e lições aprendidas. Auxilia e audita os processos de gerenciamento de portfólio e projetos, assegurando alta qualidade no desenvolvimento e entrega.

• Diretor da área: Decide quais Projetos são admitidos no Portfólio e seleciona até 3 para a reunião de priorização com o CoDir. Após a priorização, o diretor da área assume o papel de Sponsor, que orienta e tutora a equipe do Projeto em alto nível.

• Gerente Geral de TI: Membro do comitê executivo do Projeto, responsável por manter o Comitê de Direção (CoDir) informado sobre dificuldades, mudanças, riscos, cancelamentos, suspensões, encerramentos, aumentos de custo e prazo, e necessidade de nova priorização de Projetos.

• CoDir: Prioriza Projetos, pelo menos 1x por ano, e valida o sequenciamento para execução dos Projetos. Aprova ou reprova mudanças.

• Equipe do Projeto: Profissionais da área de TI, outras áreas e profissionais contratados que executam as entregas conforme cronograma contribuindo para o objetivo geral do Projeto.

Qualquer área da empresa pode solicitar um projeto para a á área de TI através de chamados inseridos na ferramenta de ITSM disponibilizada por TI – o 0800net. Exemplos de projetos: a implantação de um novo módulo ou um novo sistema ERP, upgrade do data center, automação de um Processo etc.

A solicitação de projeto incluída no 0800net passará pelos processos abaixo:

• Entendimento da Agregação de valor Esperada: O demandante do projeto deve descrever a agregação de valor esperada, preferencialmente de forma quantitativa, como melhoria de processos ou redução de custos. A área de TI ou Suprimentos auxilia na estimativa de investimento, enquanto a TI realiza uma avaliação preliminar de viabilidade técnica. Essas informações são registradas no TSP (Termo de Solicitação de Projeto). A inclusão do projeto no portfólio para priorização pelo CoDir requer validação formal do diretor da área, confirmando a necessidade e o valor agregado do projeto, que deve estar documentada no TSP.

• Priorização: Após as etapas iniciais, os projetos no portfólio são apresentados para priorização com o CoDir, o que ocorre pelo menos uma vez ao ano, durante a fase de orçamento. O CoDir aprova os projetos prioritários, que são incorporados ao orçamento da companhia. O diretor da área demandante deve nomear um Responsável pelo Negócio para acompanhar o projeto. Projetos não priorizados são mantidos em backlog para possível priorização futura, e a TI deve periodicamente revalidar com os responsáveis pelo negócio se esses projetos ainda são relevantes.

• Monitoramento e controle do portfólio: Nas reuniões do Comitê de TI, o Gerente Geral de TI atualiza o CoDir sobre o andamento dos projetos priorizados, destacando desvios de cronograma e custos, desafios, e possíveis necessidades de cancelamento ou alterações de escopo. Caso ocorram desvios orçamentários, é necessário solicitar aprovação de recursos adicionais ao CoDir. O Gerente Geral de TI pode também solicitar a participação do Responsável pelo Negócio nas reuniões, conforme a situação.

Em linhas gerais:

1. A área de negócio solicita um projeto através do 0800net;
2. O solicitante do projeto deverá preencher um TSP: Termo de Solicitação de Projeto;
3. O solicitante precisa apresentar o TSP para seu diretor funcional e solicitar sua aprovação;
4. Somente se o diretor funcional aprovar o TSP, a demanda será admitida no portfólio e ficará aguardando priorização do CoDir para ser executada;
5. Esta priorização ocorre, ao menos, uma vez por ano. Se for identificada a necessidade de uma reunião adicional de priorização, será preciso solicitar uma agenda com o CoDir para esta finalidade;
6. A área de TI apresenta periodicamente ao CoDir um relatório sobre o status de todos os projetos que envolvem TI em andamento.

Os Projetos priorizados devem ser liderados por um Gerente de Projeto da área de TI e seguirão os processos a seguir:

• Estudo Detalhado: Nesta fase, o Gerente de Projeto deve detalhar o escopo, criar um cronograma preliminar, identificar recursos internos e externos necessários, selecionar prestadores, elaborar RFI/RFP, avaliar a viabilidade técnica e de segurança, e desenvolver um plano de comunicação. O Responsável pelo Negócio acompanha e valida essas etapas para garantir que o projeto atenda às expectativas em termos de escopo, custos, entregas e cronograma.

• Aquisições e Contratações: Qualquer projeto que envolva a aquisição de bens ou serviços deve seguir as políticas de Compras e de Contratação de Serviço. A área Jurídica revisa os contratos e indica pontos a serem renegociados, especialmente os que apresentam riscos financeiros, jurídicos e reputacionais. Caso não se chegue a um acordo contratual adequado, esses pontos sensíveis devem ser aprovados pelo Comitê de Direção.

• Execução do Projeto: O Gerente de Projeto lidera a execução do projeto desde o início até a conclusão, assegurando a clareza no escopo, cronograma e orçamento, além de monitorar as obrigações contratuais e possíveis desvios. Ele envolve as áreas de segurança da informação e arquitetura, define a equipe, agenda reuniões e mantém o Responsável pelo Negócio e o Gerente Geral de TI informados sobre o progresso. O Responsável pelo Negócio participa ativamente, garantindo a qualidade da execução, validando o cronograma, os recursos necessários e o Blueprint / modelagem, e participando dos testes para assegurar que o projeto seja executado conforme planejado. Além disso, ele é responsável por identificar e envolver as pessoas da área de negócios que precisam ser treinadas, bem como por aprovar ou reprovar em momentos críticos, como na reunião de Go/No Go para decidir o Go-live, e o próprio Go-live.

• Alteração de Escopo, Suspensão temporária e Cancelamento: A suspensão temporária ou cancelamento do Projeto deve possuir uma justificativa. Cabe ao Gerente do Projeto discutir com o Responsável pelo Negócio a recomendação de suspender, cancelar ou alterar o escopo do projeto. Qualquer suspensão temporária ou cancelamento ou alteração de escopo deverá ser previamente comunicado pela Gerente Geral de TI ao CoDir. Todas estas situações citadas são mudanças e deverão ser gerenciadas através da “gestão de mudanças”.

• Encerramento: O encerramento de um projeto ocorre quando validada a entrega pelo Responsável pelo Negócio, o Gerente de Projeto deve assegurar que não há obrigações pendentes, contratos relacionados ao projeto, pagamentos pendentes a fornecedores e pendências de retirada de acessos de terceiros. O CoDir será informado na próxima reunião do Comitê de TI sobre o encerramento do projeto.

O Escritório de Projeto deve auditar o cumprimento das diretrizes da política por parte dos envolvidos nos projetos e colaborar com o Gerente de Projetos & Inovação na gestão do portfólio. Suas responsabilidades incluem organizar a priorização, sequenciamento, análise de riscos do portfólio, gerenciamento de conflitos de recursos entre projetos, monitoramento de gastos e suporte à equipe de gestão de projetos.

Além disso, orienta sobre metodologias de gestão, acompanha e audita a comunicação do desempenho dos projetos, e revisa processos de gerenciamento de projetos e portfólio para garantir qualidade e padronização. Essa uniformidade permite mensurar de forma efetiva a qualidade das entregas.

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