A metodologia já é muito conhecida e utilizada nos nossos processos fabris. Mas você sabia que seus benefícios ocorrem da mesma forma nos processos administrativos? Vamos te explicar melhor como aplicar os 5s também nessas áreas. Confira!
A aplicação dos 5s nesses espaços ainda parece polêmico a um primeiro olhar. Afinal, como organizar e padronizar o ambiente e as atividades administrativas de um escritório?
Quando consideramos o ambiente de fábrica, transformamos matéria-prima em produto. No escritório, transformamos dados em conhecimento e documentos essenciais para a lucratividade e crescimento da empresa – o que exige a mesma atenção e padronização nas atividades rotineiras.
O conceito de 5s no escritório
Em uma visão geral, entendemos que o principal intuito dos 5s é organizar o ambiente para que os processos se tornem mais simples e a produção tenham um fluxo contínuo. O resultado é uma maior eficiência na rotina.
O principal diferencial em sua aplicação no escritório, em comparação com o ambiente fabril, está na redução massiva de processos mecânicos e na maior variabilidade de atividades ao longo do dia, que acabam por dificultar a padronização.
Por exemplo, é difícil controlar em quanto tempo uma pessoa demora para criar um determinado documento escrito. Entretanto, há a possibilidade de criar padrões para facilitar e simplificar documentos rotineiros.
Conheça os principais benefícios de aplicar a filosofia 5s no escritório:
- Maior organização de documentos, facilitando o acesso aos arquivos e informações necessárias para as funções diárias em diferentes departamentos;
- Economia de recursos, como papel e materiais de escritório;
- Maiores estímulos para organização dos processos e simplificação das atividades rotineiras ao tornar o ambiente mais limpo e organizado, evitando pilhas de papéis e documentos duplicados;
- Economia de tempo ao buscar documentos e materiais, ao estabelecer padrões de trabalho;
- Maior agilidade no fornecimento de informações aos públicos externos, impactando no relacionamento e qualidade de atendimento da empresa.
Veja agora como é possível aplicar os métodos na realidade do seu escritório!
Senso de Autodisciplina
É importante cultivar o hábito de manter nossos escritórios organizados e limpos. A disciplina é a chave para a sustentabilidade das melhorias.
Senso de Saúde
Manter um ambiente e uma vida saudável contribui para que tudo possa caminhar de forma mais tranquila seja no trabalho na sua vida pessoal.
Senso de Limpeza
Nossas áreas de trabalho precisam estar sempre limpas e organizadas. Isso não só aumenta a produtividade, mas também cria um ambiente agradável para todos.
Senso de Ordenação
É importante organizar nossas estações de trabalho de forma eficaz, garantindo que tudo esteja acessível e em seu devido lugar.
Senso de Utilização
Precisamos avaliar o que realmente é necessário em nossos espaços. Eliminar documentos obsoletos, materiais não utilizados e manter apenas o essencial.
Dessa forma, convidamos você a se juntar a nós nessa jornada e experimentar como o 5S está transformando a maneira como trabalhamos aqui na Vicunha. Juntos, estamos moldando o futuro da excelência operacional em todo o negócio.
À medida que continuamos a adotar o 5S em todas as áreas, estamos seguros de que estamos no caminho certo para enfrentar os desafios do mercado de forma mais eficaz e com um alto padrão de qualidade.
#NossaTrabalhoInteligente