Todos os procedimentos de reembolso adotados até então foram compilados e revisados para dar origem a uma nova e consistente Política

 
Em 21 de março de 2024, a Vicunha aprovou a sua nova Política de Reembolso de Despesas.

Os nossos especialistas em finanças compilaram e revisaram todos os procedimentos de reembolso adotados até então e o resultado desse trabalho é uma política de reembolso abrangente e objetiva que você já pode acessar pelo TeamDoc ou pela VicNet.

As novas regras entram em vigor a partir de hoje, dia 22 de julho, produzindo efeito imediato e substituindo todas as versões anteriores.

A Voga destacou alguns tópicos para você ficar por dentro das novidades. Vamos conferir?!

• Esta Política tem por objetivo estabelecer as diretrizes para o processo de reembolso de despesas, a serviço da companhia, no exercício de suas funções, ou em razão delas, com vistas a aumentar o controle de reembolso de despesas, prevenir erros em registros contábeis e auxiliar na identificação de situações de risco de compliance que possam impactar a Vicunha Têxtil S.A.;

• Esta Política aplica-se a todas as unidades da Vicunha Têxtil S.A., em território brasileiro, e seus princípios orientadores são:

1. 1. 1. Promover disciplina e planejamento antecipado;
      2. Garantir que todos os funcionários estejam familiarizados com seus direitos e responsabilidades quando em viagem;
      3. Existir um motivo comercial claro e legítimo para incorrer na despesa;

• Cabe ao aprovador negar qualquer despesa que esteja fora desta Política, bem como verificar a validade, qualidade, veracidade, consistência e suficiência das despesas, objetos do reembolso. É esperado pela alta liderança que o aprovador seja criterioso na hora de aprovar as despesas, observando inclusões que estiverem fora dessa Política;

• Cabe ao gestor imediato a aprovação e o acompanhamento das despesas que serão lançadas em seu centro de custo;

• Todos os funcionários da Vicunha Têxtil, que sejam elegíveis à presente Política, são responsáveis por: conhecer, entender e cumprir a referida Política. Em caso de dúvidas, estes deverão procurar a Consultoria Interna de RH das Unidades;

• Nossa política de reembolso de despesas aplica-se EXCLUSIVAMENTE ao reembolso de despesas com FUNCIONÁRIOS incorridas em razão do seu trabalho, ou no exercício dele, e não abrange despesas de qualquer natureza relativa ou incorrida com fornecedores e prestadores de serviço, contratados pela Vicunha Têxtil S.A. ou suas subsidiárias e controladas, as quais deverão seguir o que foi pactuado no pedido de compras ou contrato, incluindo, mas não se limitando, à política de compras;

• Os voos NÃO devem ser reservados através de um cartão de crédito corporativo ou pessoal. Isso é muito importante para garantir que o funcionário receba as orientações de viagem de forma correta, como parte do processo de reserva;

• É vedada a solicitação de adiantamento ou prestação de contas em nome de terceiros;

• Para as unidades fabris no Brasil, Argentina e Equador, que possuem refeitório, o almoço deverá ocorrer dentro da própria unidade visitada, sem oportunidade de reembolso da refeição;

• Conforme procedimento de compras, NÃO serão abarcados nesta política, ou seja, não são passíveis de reembolso, as despesas abaixo:

1. 1. 1. Despesas operacionais, incluindo, mas não se limitando a: peças de reposição, peças e serviços de manutenção, matéria-prima, ativo fixo, imobilizado, fornecedores em geral, prestadores de serviço de qualquer natureza, e equipamentos de informática, este último, limitado a R$ 200,00 (duzentos reais);
      2. Reembolso de despesas com fornecedores e prestadores de serviço;
      3. Notas fiscais (NF) emitidas em nome da VICUNHA TÊXTIL S.A., suas subsidiárias e controladas, não são passíveis de reembolso, uma vez que deverão ser submetidas ao processo de lançamento e contabilização pela área fiscal da companhia;

• É vedado o reembolso de despesas com cigarros e congêneres.

Reforçando a informação: se você tiver dúvidas, procure a Consultoria Interna de RH da sua unidade!